Concept notulen Algemene Ledenvergadering 24 april 2018

 

AANWEZIG:

 

Bestuur               Erwin van den Berg      Voorzitter/ Penningmeester a.i.

Wilco van Hout             Bestuurslid Regiozaken

Paul Eugelink              Secretaris

Ereleden             Jan Brinkman, Gijs Eikelenboom

Leden                  Trudy Bus, Ton de Bruijn, Rutger de Graaf, Roland Bierdrager,

                             Remco Valk, Henk Vrieling.

VVA Magazine     Ria Dubbeldam

VVA bureau         Christel Klaren,  Nadine Reukers                              

 

AFGEMELD:         Elske Oost – Mulder, Charlotte van Swieten, Peter van Dongen, Sander Bos, Chris van Bostelen, Michel Aalbers, Albert Ettema, Wim M. van der Kraan, Octave van Nispen, Mathie Schuurmans, Koert Alberts, Joan Ligtenberg, Marc Pijnenburg, Marlien van de Ven, Manno Bannink, Jan van Soest, Maarten Wilschut, Margo Meeuwissen, Teo Rasing, Ton van Bruchem, A.Vergeer, Maggie Dreessen, Arja Nobel.

 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

  1. Opening

De voorzitter verwelkomt de aanwezigen en opent de vergadering op 24 april 2018 om 18.30 uur.

 

  1. Vaststellen agenda

 

      De agenda wordt vastgesteld.

 

  1. Mededelingen en ingekomen stukken

Er zijn geen ingekomen stukken. Er zijn wel mededelingen, Yvonne Welding van den Berg heeft een andere uitdaging gevonden en haar werkzaamheden bij VVA opgezegd, Nadine Reukers is in haar plaats gekomen op het VVA Bureau.

Daarnaast heeft Henk Vrieling (Regiocoördinator Oost) aangegeven dat hij heeft besloten te stoppen met zijn werkzaamheden. Er volgt nog een afscheid bij het regio overleg.

 

  1. Moment stilte voor onze overleden leden

Er wordt een minuut stilte in acht genomen voor onze overleden leden.

 

  1. Concept notulen ALV 24 november 2017

De notulen worden blad voor blad doorgenomen en er zijn geen wijzigingen of vragen.

 

      De ALV besluit de notulen redactioneel en inhoudelijk goed te keuren

 

  1. Jaarverslag

De voorzitter bespreekt het jaarverslag 2017; het jaarverslag wordt goed bevonden door de leden. Vanaf heden wordt het jaarverslag niet meer automatisch per post toegestuurd, dit levert zowel financieel maar vooral een milieubesparing op. Het jaarverslag is in pdf vorm wel bij het VVA-bureau op te vragen. Er wordt nog over gedacht hoe het jaarverslag en bijbehorende gegevens/informatie digitaal via de website ter beschikking kan komen.

 

  1. Financiën

De penningmeester a.i. bespreekt de financiën van 2017. We komen uit op min € 3.000,-- Dit is in vergelijking met afgelopen jaar fors lager.

Dit is het gevolg van onder andere minder kosten op een aantal posten;

  • Minder personeelskosten
  • Minder bestuurskosten
  • Magazine in kosten omlaag

Een eigentijdse manier van werken zorgt ervoor dat deze kostenbesparingen zijn behaald. Denk aan terugbrengen van maandelijkse bestuursvergaderingen naar zes keer per jaar, vaker telefonisch overleg, de kennis en ervaring op het VVA-bureau aanwezig adequaat inzetten waardoor in meerdere opzichten slagvaardig kan worden gehandeld

 

De opbrengsten zijn in 2017 hoger geweest door onder andere:

  • Vergroten van de verkoop van vacature plaatsingen op de website
  • Carrièredag heeft qua deelnemende bedrijven en sponsoren een grote sprong voorwaarts gemaakt

 

De doelstelling terugdringen kosten en weer een gezonde exploitatie te realiseren met een positief eindresultaat is nog niet gehaald maar verwachting is dat dit in 2018 wel het geval zal zijn.

 

De VVA Larenstein administratie 2017 is door Gijs Eikelenboom doorgenomen en in orde bevonden. Bij afwezigheid van twee leden van de kascommissie kan er formeel geen decharge door de kascommissie worden gegeven. Bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering op 26 juni aanstaande zal dit alsnog worden gedaan. De volledige commissie wordt voor deze vergadering uitgenodigd.

 

  1. Samenwerking partners

      Van Hall Larenstein

Wat betreft de fusie tussen de alumniverenigingen VVA Larenstein en Aristaeus is de sfeer en samenwerking prima. Er is nauw contact tussen de beide besturen en het bestuur van de hogeschool en directie MBO Helicon Velp. Meer hierover bij het agendapunt fusie.

 

Stichting Arbeidsbemiddeling Velp

Met ingang van 2018 is tussen het bestuur van VVA Larenstein en het bestuur van SAV afgesproken dat laatste stichting de exploitatie van de verenigingsactiviteiten overneemt. De VVA Larenstein geeft jaarlijks een subsidie aan SAV om deze activiteiten uit te voeren. In 2018 zal in overleg met het bestuur van SAV worden bezien hoe een en ander verloopt en bij tevredenheid bij beide partijen worden nadere afspraken voor 2019 gemaakt. De statuten van de stichting vormen onderdeel van deze gesprekken en eventueel aangepast aan de actualiteit en nieuwe vorm van samenwerken.

 

Ing. D. J. Berkhoff fonds

Het bestuur van deze stichting heeft VVA Larenstein laten weten graag haar secretariële/ administratieve zaken bij het bureau van VVA Larenstein onder te brengen. In de praktijk zal dit dus een combinatie tussen VVA Larenstein en de Stichting Arbeidsbemiddeling zijn. Het vernieuwde bestuur van VVA Larenstein zal in 2018 nader kennis maken met het bestuur van dit fonds en dit overleg voor de toekomst een meer structureel karakter, jaarlijks terugkerend, geven.

 

Stichting Steun

Van Stichting Steun zijn Jan Brinkman en Remco Valk, directeur MBO Helicon Velp, aanwezig op de deze algemene ledenvergadering. Het bestuur bestaat uit Jan Brinkman (voorzitter), Peter van Dongen (voorzitter college van bestuur Hogeschool Van Hall Larenstein) en Remco Valk (directeur MBO Helicon Velp)

 

Voorzitter Jan Brinkman vertelt de ledenvergadering waar het bestuur mee bezig is. De Stichting Steun levert een bijdrage in de ontwikkeling van onderwijs. Daarbij kan gedacht worden aan leerlingenaantal / studentenaantal verhogen, promotie van de scholen, ondersteunende zaken t.b.v. beter onderwijs en betere verbinding mbo – hbo.

 

Er zijn twee belangrijke ontwikkelingen gaande bij de stichting;

  • Vanwege weinig tot geen renteopbrengsten worden tegenwoordig geen bedragen meer uitgekeerd
  • Daarentegen is het voornemen de samenwerking hbo en mbo te intensiveren. Het Kennislandgoed Larenstein is een goede ontwikkeling waar stichting Steun met een bepaald tijdspad haar kapitaal aan gaat besteden.

Jan Brinkman benadrukt hier nog de mogelijke rol van de VVA Larenstein voor de inrichting van het Kennislandgoed Larenstein. De voorzitter van VVA Larenstein dankt Jan Brinkman voor zijn inbreng en suggestie om VVA Larenstein bij het Kennislandgoed Larenstein te betrekken.

 

  1. Toelichting stand van zaken fusie VVA Larenstein & Aristaeus

Er is voortdurend overleg tussen de besturen van beide verenigingen. Recentelijk zijn gesprekken gevoerd op 12 maart en 19 april jl. met Aristaeus voorzitter Gerben Donker en secretaris IJsbrand Velzeboer. Vanuit VVA Larenstein waren secretaris Paul Eugelink en voorzitter Erwin van den Berg aanwezig.

 

De algemene ledenvergadering van Aristaeus staat gepland voor 1 juni aanstaande. Aristaeus heeft 900 leden waarvan er 600 lid van de informele ondervereniging (geen formele juridische vereniging) VAB van origine afkomstig uit Bolsward.

Het bestuur van Aristaeus is positief over de ontwikkelingen en wil de fusie ook gerealiseerd zien. Dit vereenvoudigt het samenwerken in dit fusieproces. Beide besturen hebben een groot vertrouwen in het lopende proces en de spreken gezamenlijk de ambitie uit hiermee één sterke alumnivereniging voor de groenste hogeschool van Nederland, MBO Helicon Velp en het Nordwin College te vormen.

 

De algemene ledenvergadering kan zich goed vinden in de ontwikkelingen en vinden de fusie noodzakelijk. Om binding te hebben en houden met de opleidingen en nieuwe banden wil smeden moet je ook stappen zetten zoals deze voorgenomen fusie. Vraag vanuit de leden is of de MBO opleiding betrokken gaan worden.

 

De MBO opleidingen zijn nadrukkelijk bij dit proces betrokken. Op dit moment vooral in de persoon van Remco Valk. De komende periode maar ook na afronding van de voorgenomen fusie zullen structureel bestuurlijke overleggen met besturen en directies van opleidingen ingepland worden om hier inhoud aan te geven. Het contact met MBO Leeuwarden, het Nordwin College verloopt op dit moment via Peter van Dongen. Deze MBO is op dit moment vooral intern bezig en minder met studenten die de school met een diploma verlaten.

 

Op de vraag vanuit de algemene ledenvergadering met betrekking tot weerstand vanuit Aristaeus is de voorzitter heel kort en duidelijk; er wordt geen weerstand verwacht die de fusie in gevaar brengt. Wel zal er speciale aandacht van de huidige maar ook het nieuwe bestuur voor de VAB leden moeten zijn. Maar juist deze club heeft de nieuwe alumnivereniging heel veel te bieden.

 

Op 26 juni aanstaande organiseert VVA Larenstein een extra ledenvergadering met als hoofdonderwerp de fusie tussen beide verenigingen. Daarmee is het mogelijk direct na de zomer, bij de start van het studiejaar de nieuwe alumnivereniging aan de nieuwe en huidige lichting studenten te presenteren.

 

Doel en missie nieuwe fusievereniging VVA Aristaeus

De nieuw ontstane Alumnivereniging van Hogeschool Van Hall Larenstein, MBO Helicon Velp en Nordwin College staat voor verbinden van het werkveld met deelnemende opleidingen.

 

Vraag vanuit de algemene ledenvergadering: hoe komt het doel / streven van VVA Larenstein; het meewerken aan een kennislandgoed Larenstein naar voren in de missie van de nieuwe fusievereniging?

 

Dat zit al meegenomen in de missie, het verbinden van het werkveld met Hogeschool Van Hall Larenstein. Deze verbinding komt mede tot stand door onder andere de werkzaamheden die de VVA Larenstein altijd al uitoefent:

  • Promoten onderwijs op Larenstein,
  • verbinden van MBO / HBO opleidingen,
  • richten op duurzaamheid,
  • in het werkveld collega’s samenbrengen van zowel MBO als HBO

 

Met betrekking tot het samenbrengen van afgestudeerden, studenten, werkgevers vanuit het werkveld wil de nieuwe fusievereniging een digitaal platform realiseren. Een online platform waar men elkaar kan vinden; denk aan een community als LinkedIn voor de school.

Daarnaast vanzelfsprekend ook het organiseren van reünies, netwerkborrels, excursies, carrièredagen. De VAB leden van Aristaeus zijn hier bijvoorbeeld ook heel goed in

 

Bestuur

Door een juiste invulling van het fusiebestuur wordt er draagvlak behouden bij de leden van de huidige verenigingen en kan de nieuwe alumnivereniging zich gaan richten op het totale alumni speelveld met vooral aandacht voor de huidige leden maar ook nieuwe leden en nieuwe samenwerkingsvormen om de komende generaties studenten die aan onze scholen afstuderen onderdeel van ons netwerk, het groenste netwerk van Nederland, te maken.

 

Leden van de huidige besturen die deze fusie vormgeven committeren zich de komende jaren ook aan het verder uitbouwen en ontwikkelen van de nieuwe vereniging.

 

Het voorstel is:

  • namens Aristaeus, Gerben Donker, bestuurslid
  • namens Aristaues Michel Tol, penningmeester
  • namens Aristaeus IJsbrand Velzeboer, secretaris
  • namens VVA Larenstein Paul Eugelink, bestuurslid
  • namens VVA Larenstein, Erwin van den Berg, voorzitter

 

Financieel

VVA Larenstein en Aristaeus fuseren op basis van gelijkwaardigheid en brengen beide het eigen aanwezige vermogen in. Omdat de nieuwe vereniging over een fors kapitaal beschikt kan de voorzitter zich voorstellen dat het nieuwe bestuur naast de penningmeester en kascommissie wellicht een zogenaamde audit-commissie instelt om het vermogen mee te beheren. In dit verband moet ook SAV worden genoemd. Ook deze stichting moet in de nieuwe vereniging een duidelijke plaats krijgen.

 

Contributie na fusie

Het verschil in de contributie is een punt van aandacht;

VVA Velp € 50,- met magazine

Aristaeus € 16,- zonder magazine

 

Gedacht wordt aan een nieuwe contributie van  €35,- Het is lastig bepalen; rekening houden met de lage contributie voor de leden van Aristaeus, kosten magazine omlaag; groeimodel meenemen, aanwas van nieuwe leden en belangrijk is om geen verschil te hebben tussen lidmaatschappen van leden.

 

De algemene ledenvergadering stelt voor de contributie voor de VVA Larenstein leden gelijk te houden aan het niveau van nu en de leden van Aristateus in een aantal jaren in te laten groeien naar hetzelfde niveau. De voorzitter zegt toe dit mee te nemen in het eerstvolgende gesprek met Aristaeus.

 

VVA Magazine na fusie

Komende zomer worden met GAW afspraken voor 2019 gemaakt. Onderwerp van gesprek is de huidige situatie met drie analoge versies van het magazine en drie E-zine versies. De Special blijft in ieder geval gekoppeld aan de Carrièredag en blijft analoog. Een gedachte die bij het bestuur leeft is het magazine om te bouwen naar twee Specials per jaar welke verbonden zijn met de beide Carrièredagen in Velp en Leeuwarden. In 2019 kan daar nog eens een fusiemagazine aan toegevoegd worden. Kortom genoeg gesprekstof om met GAW over door te denken.

 

Presentatie concept statuten (digitaal op te vragen bij het bureau)

Er worden twee belangrijke vragen gesteld.

 

Waar zal de fusievereniging zich gaan vestigen? De voorzitter antwoordt dat Hogeschool Van Hall Larenstein statutair in Leeuwarden is gevestigd met het postadres in Velp. De voorzitter zegt de ledenvergadering toe in de fusiegesprekken met Aristateus voor te stellen om Velp de statutaire zetel plaats van de nieuwe alumnivereniging te laten zijn.

Wat betreft het Bureau van VVA Larenstein? De voorzitter geeft aan dat de huidige besturen de noodzaak van professionele ondersteuning zien en daar ook in willen investeren. Ook zal de alumnivereniging op beide vestigingen goed zichtbaar aanwezig moeten zijn met bij voorkeur een zichtbare vaste eigen plek.

 

Planning

  • Doorlopend gesprekken met bestuur Aristaeus eerst weer op 11 mei aanstaande
  • Fusie afgerond bij start schooljaar in augustus 2018
  • Ondertussen blijft VVA Larenstein ten volle doorwerken aan excursies, organiseren netwerkactiviteiten, buitenland excursies en erg belangrijk de Carrièredag in oktober aanstaande.

 

  • De voorzitter vraagt namens het bestuur aan de leden om het bestuur feedback te blijven geven en grote betrokkenheid te houden ook in de toekomst

 

         VOORSTEL

  • Voorstel vaststellen concept-statuten
  • Voorstel extra ledenvergadering 26 juni 2018 om fusie te formaliseren door nieuwe statuten definitief vast te stellen.

 

De voorzitter vraagt of de algemene ledenvergadering zich kan vinden in de gepresenteerde concept-statuten en de toelichting daarop alsmede met medeneming van de twee gestelde vragen en antwoorden daarop.

 

       BESLUIT

De algemene ledenvergadering van VVA Larenstein bijeen op 24 april 2018 stelt de concept-statuten unaniem vast en wenst het bestuur succes bij de afronding van de fusiebesprekingen.

 

De voorzitter dankt de leden voor hun vertrouwen in het bestuur en ziet een mooie toekomst voor de nieuwe alumnivereniging weggelegd.

 

  1. Bestuurszaken

Om een professionele organisatie te kunnen blijven is er uitvoerend personeel nodig. In overleg met het bestuur van SAV is het contract met medewerker Christel Klaren verlengd tot 31 januari 2019. Het contract met de nieuwe medewerker Nadine Reukers loopt tot 31 december 2018.

 

Het huidige VVA Larenstein bestuur blijft met inachtneming van de fusie ongewijzigd.

 

Aftredend regiocoördinator Henk Vrieling wordt heel erg bedankt voor alle input, het afscheid in de regio volgt.

 

 

  1. Activiteiten

Bestuurslid Regiozaken Wilco van Hout licht te activiteiten toe; de wijnproeverij bij het Schip van Blaauw was een succes.

 

De volgende activiteiten staan op de planning:

1 juni 2018                         Excursie Sint Jansbeek en Meinerswijk

5 oktober 2018                   Carrièredag

25 t/m 28 oktober 2018       Normandië buitenland excursie

 

  1.  Rondvraag

      Bij de rondvraag wordt Hiep Hiep Hoera gezongen voor de jarige Gijs Eikelenboom.

      Verder geen vragen.

 

  1.  Sluiting

De voorzitter sluit om 20.30 uur de vergadering onder dankzegging voor ieders aanwezigheid.

 

Handtekening:

 

 

Erwin van den Berg                                                           Paul Eugelink

voorzitter                                                               secretaris